Het samenstellen van het Pakket van Eisen (PvE) voor het bibliotheeksysteem in de Provincie Utrecht is door Longus aangepakt als een gezamenlijk proces met als resultaat een gedragen inhoud.
De opdrachtgever
is de Provincie Utrecht in het kader van het project Ureka, gericht op vernieuwing van het bibliotheekstelsel in de provincie Utrecht. Heroverweging van de ICT-voorzieningen is een van de deelprojecten van Ureka.
Het project
betreft het in samenspraak met de Openbare Bibliotheken en de PBC Utrecht inventariseren van de eisen en wensen die leven met betrekking tot een nieuw aan te schaffen bibliotheeksysteem, waarvan alle bibliotheken in de provincie gebruik willen maken. Dit Programma van Eisen (PvE) dient tevens de inhoudelijke basis te zijn voor de volgende fase, een Europese aanbesteding. De Provincie heeft Longus als sparring partner ingehuurd om het PvE tot stand te brengen door kennis in te brengen, discussies te initieren, draagvlak te creeren en voortgang te bewaken.
Het resultaat
is dat er door een projectgroep onder leiding van Longus een PvE is opgesteld. Deze projectgroep is breed samengesteld, bestaande uit afgevaardigden van bibliotheken, die verschilden qua omvang en huidig bibliotheeksysteem. In het PvE is ingegaan op alle facetten van de bedrijfsvoering van een moderne bibliotheek. Hierdoor is een product ontstaan dat de goedkeuring had van alle partijen. Vooruitlopend op de Europese aanbesteding zijn in de projectgroep vrijwel alle eisen en wensen geformuleerd als gesloten vragen, waarmee de beantwoording door leveranciers relatief eenvoudig is te waarderen.
De bijdrage van Longus
bestond uit de diensten van de consultant met als taken:
- Opstellen Plan van Aanpak
- Samenstellen projectgroep
- Opstellen concept vragenlijsten (eisen en wensen)
- Organisatie en voorzitten projectgroepvergaderingen
- Uitwerken van het PvE.
De uitvoering van het project speelde zich af van februari tot en met april 2004.
Wilt u hierover meer weten, neem dan contact met ons op