Achttien Gelderse bibliotheekorganisaties hebben Longus gevraagd het proces te begeleiden om via een Europese aanbesteding een nieuw, provinciebreed in te zetten bibliotheekautomatiseringssysteem te verwerven
De opdrachtgever
is formeel Biblioservice Gelderland (BSG), in opdracht van de Samenwerkende Gelderse Bibliotheken. In het kader van het project Informatiebeleid is heroverweging van het bibliotheeksysteem een van de deelprojecten.
Het project
betreft het via een procedure van Europese aanbesteding verkrijgen van een passende aanbieding voor een nieuw, (eventueel) provinciebreed in te zetten bibliotheekautomatisering-systeem. Dit als vervolg op het opstellen van een Programma van Eisen. Het project is uitgevoerd in nauwe samenwerking met de Gelderse bibliotheken en BSG.
Er is gekozen voor het volgen van de Openbare procedure waarbij vrije inschrijving door aanbieders mogelijk is. Het samen met Openbare bibliotheken opgestelde Programma van Eisen (PvE) vormt de inhoudelijke basis voor deze aanbesteding. Longus is als sparring partner ingehuurd om tijdig een passende aanbieding te verkrijgen, door inhoudelijke en procedurele kennis en ervaring in te brengen, de aanbiedingen te verwerken en te analyseren, discussies te initiëren, draagvlak te creëren en voortgang te bewaken.
Het resultaat
is dat de achttien bibliotheekorganisaties een passende aanbieding hebben verkregen. Hierbij zijn aspecten van zowel inhoudelijke aard (functionaliteit van de software, aard van de leverancier) als van financiële aard (investering, jaarlijkse exploitatie) meegewogen. De procedurele en inhoudelijke voortgang van de aanbesteding is zeer regelmatig afgestemd in de stuurgroep.
Op basis van de ontvangen aanbiedingen heeft de Stuurgroep een advies voor de te kiezen voorkeursleverancier aan de deelnemende organisaties uitgebracht. Deze stuurgroep is breed samengesteld, bestaande uit afgevaardigden van bibliotheken, die verschilden qua omvang en huidig bibliotheeksysteem.
De bijdrage van Longus
bestond uit de diensten van de consultant met als taken:
- Opstellen Plan van Aanpak
- Samenstellen van de Stuurgroep en werkgroepen
- Organisatie en voorzitten van de Stuur- en werkgroepen
- Met de werkgroep opstellen van het Programma van eisen
- Met de stuurgroep opstellen van de beoordelings- en gunningscriteria en de wegingsfactoren
- Begeleiding van de aanbesteding in procedurele zin conform de EU-regels
- Beoordelen van de aanbiedingen
- Opstellen van aanvullende vragen aan leveranciers
- Verwerken van de aanbiedingen tot overzichtelijke rapportages
- Verstrekken van toelichting over de beoordeling aan leveranciers
De uitvoering van het project speelde zich af van juli 2011 tot en met mei 2012.
Wilt u hierover meer weten, neem dan contact met ons op.