Redactioneel

25/03/2008

Welkom op onze eerste nieuwsbrief in 2008.
Zoals u ziet hebben wij na vijf jaar Longus besloten om ons logo en onze huisstijl te veranderen. Daarbij hebben we de hulp ingeroepen van het Utrechtse ontwerp- en reclamebureau O, ook wel bekend als O-groep. De slogan in het nieuwe logo weerspiegelt onze resultaatgerichtheid: wij willen bijdragen aan veranderingen en vooruitgang. Onze website is nog niet helemaal volledig gevuld, maar we zijn zo trots op onze nieuwe huisstijl dat we toch online wilden.

In deze nieuwsbrief treft u zoals gewoonlijk een selectie van nieuwtjes, onze projecten en een interview met een van onze klanten door Anton de Wit. Dit keer is Erno de Groot, de directeur van Bibliotheek Amersfoort degene die geïnterviewd is.
Verder staan we even stil bij een voor de bibliotheekbranche belangrijk project dat we vorig jaar samen met Leo Hörnig hebben uitgevoerd, het Keurmerk voor bibliotheekautomatiseringsystemen. Samen met Leo hebben we recent ook een nieuw bedrijf opgericht met de naam DeProjectenGroep. In onderstaand artikeltje gaan we dieper in op de achtergronden en de filosofie hiervan. Wij wensen u weer veel leesplezier.

Theodoor de Lange
Anton Dierdorp

Keurmerk bibliotheekautomatisering

25/03/2008

In 2007 heeft Longus samen met Hornig Consultancy het Keurmerkproject begeleid.
Doel hiervan was om te komen tot een hernieuwd advies aan de directie van de Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) over het toekennen van het Keurmerk aan leveranciers van bibliotheekautomatiseringssystemen. In de pre-selectieronde werden vijf leveranciers geselecteerd voor de uitgebreide toetsing in de tweede ronde.

Voor deze toetsing is in de projectgroep de volledige vragenlijst uit 2005 doorgenomen, waarbij er is gestreept en aangevuld. Ook is gekeken naar de resultaten van de werkgroep Informatie Architectuur. Deze lijst van circa 1.000 vragen is door de stuurgroep vastgesteld en vervolgens door de leveranciers ingevuld. De projectgroep heeft alle antwoorden gewogen en beoordeeld om daarna referentiebezoeken af te leggen aan een klant van de leveranciers en een werkbezoek aan de leveranciers zelf.

De resultaten van de vragenlijst, het referentiebezoek en het werkbezoek hebben samen geleid tot een eindoordeel over elke leverancier/pakketcombinatie.
Uiteindelijk heeft dit geresulteerd in een unaniem advies van de projectgroep aan de stuurgroep. De stuurgroep heeft vervolgens dit advies beoordeeld en aangeboden aan de directie van de VOB. In deze "keurmerkronde" hebben drie leveranciers het Keurmerk
tot en met 2009 verkregen.

Interview Erno de Groot, directeur Bibliotheken Eemland

Erno de Groot: “Longus is er in geslaagd de juiste toon te vinden”

Erno de Groot is directeur van de openbare bibliotheek van Amersfoort (sinds kort Bibliotheken Eemland) en lid van de Samenwerkende Utrechtse Bibliotheken (SUB). In die hoedanigheden werkte hij intensief samen met Longus. “Met een goede vertrouwensrelatie staat of valt de relatie met een adviseur.”
De Groot: “Wij hebben voor het eerst een beroep gedaan op Longus in 2004, in de fase dat de plannen voor een nieuwe centrale bibliotheek concreet werden. We hadden daarvoor een nieuw bedrijfsplan nodig, dat wij van de grond af aan hebben moeten opbouwen. Het ging daarbij om een stukje visieontwikkeling. Wat hebben we totnogtoe bereikt met elkaar? Hoe gaan we dat in de toekomst vormgeven? Dat soort vragen kwam in dat plan aan de orde. We zijn voor dat proces intensief met elkaar opgetrokken. Je laat elkaar het achterste van je tong en het binnenste van je keuken zien. Dan is het erg belangrijk dat je een adviseur hebt waar je van op aan kunt. Met een goede vertrouwensrelatie staat of valt de relatie met een externe adviseur. Aan de ene kant moet een adviseur betrokken genoeg zijn om een goede bijdrage aan het proces te leveren. Aan de andere kant moet hij ook een professionele afstand bewaren. Dat is niet zo’n eenvoudige balans. Maar uit het feit dat wij bij Longus terug zijn gekomen na dit proces, blijkt al wel dat zij die balans volgens mij goed hebben kunnen vinden.”

“We hebben Longus verder onder meer ingeschakeld om de voorbereiding en uitvoering van een Europese aanbesteding voor het bibliotheeksysteem in de provincie Utrecht te begeleiden. Dat was geen eenvoudige klus, omdat het technisch complexe materie was. Dat is eveneens een belangrijke toetssteen voor een externe adviseur: het niveau van vakkennis. Ook op het vlak van inhoudelijke know-how heeft Longus zich wat mij betreft bewezen. Wat naast de techniek complex was in dit project, was dat er verschillende bibliotheken bij betrokken waren, met allemaal hun eigen belangen en meningen. De ene wilde een compleet nieuw systeem met alles erop en eraan, de ander wilde het juist zo goedkoop mogelijk houden. Het is dan niet eenvoudig om de neuzen dezelfde kant op te krijgen. Maar Longus is er in geslaagd de juiste toon te vinden, waarbij niemand het gevoel kreeg dat de adviseur de kant koos van één van de betrokken partijen. Daardoor zijn we er in geslaagd om redelijk snel besluiten te nemen.”

“Bij twee provinciale processen heeft Longus als een soort interventieteam opgetreden, namelijk bij het opstellen van een programma voor een cultureel netwerk in de provincie Utrecht, en bij de invoering van een provinciale bibliotheekkaart. Beide processen dreigden vast te lopen, en op korte termijn heeft Longus de sturing daarvan overgenomen, en het proces weer op de rails gezet. Bij dit soort processen is het aantal variabelen erg groot. De kracht van Longus, is dat zij die variabelen goed kunnen trechteren. Welke factoren zijn echt essentieel? Welke zijn boven- en welke nevengeschikt? Zo’n traject is een stekelig pad. Dat vraagt om hele andere kwaliteiten van een externe adviseur dan simpelweg je vaste trucjes uitvoeren. Wij hebben ook met andere externe adviseurs gewerkt. Met name bij een aantal wat grotere adviesbureaus heb ik vaak de indruk dat ze werken met een trukendoos. Ze bedienen zich van kunstjes waar ze goed in zijn – en dat zijn veelal natuurlijk ook goede kunstjes, maar zodra ze moeten improviseren raken deze adviseurs van slag. Longus niet. Ook als interventieteam heeft Longus bewezen flexibel en doeltreffend te zijn. Het is een kleine, heel betrokken organisatie. Soms zo betrokken dat ze zelf partij dreigden te worden, of met voorstellen kwamen die ons te ver gingen. Maar het belangrijkste is dat Longus een organisatie is die met de voeten in de modder durft te staan.”

Tekst: Anton de Wit

Beleidsgestuurde contractfinanciering of productbegroting?

25/03/2008

Veel bibliotheekorganisaties hebben de laatste tijd behoefte aan ondersteuning bij het tot stand komen van een productbegroting. Deze behoefte komt voort uit meerdere redenen. Een reden is dat er recent een nieuwe bibliotheekorganisatie is ontstaan en daarmee heeft de directie de behoefte om deze organisatie beter te kunnen (bij)sturen aan de hand van financiële informatie. Een andere reden is dat, al dan niet al tijdens het fusieproces, de betrokken gemeenten veelvuldig aangeven dat zij als subsidiegevers inzicht wensen in de bestedingen van de ontvangen subsidies. Hierbij valt regelmatig de term Beleidsgestuurde Contract Financiering (BCF).

Ingewikkeld? Valt wel mee, je moet alleen beslissen waar je wilt beginnen met het opzetten of verfijnen van deze nieuwe manier van ”zaken doen”. Sommige directies starten met het opstellen van een productbegroting, anderen linken dit meteen aan hun geformuleerde missie en visie (beleid) en weer anderen gaan eerst met de gemeente de kaders doorspreken. Bottom line is wel dat het opstellen van een productbegroting in alle gevallen noodzakelijk is om “met de voeten op de grond te blijven”. Longus is op dit moment bij twee basisbibliotheken actief in het opstellen van zo’n begroting waarbij deze gelinkt wordt aan het eigen geformuleerde beleid.
Onze modellen worden op gestructureerde wijze met de directie en (in een later stadium) de financiële medewerker doorlopen. Het eindresultaat is dat per product de feitelijke kostprijs inzichtelijk is geworden aan de hand van vaststaande kostencomponenten. Een bewezen methode om te komen tot een stuurmiddel voor ondernemen……..

DeProjectenGroep opgericht

25/03/2008

Longus heeft samen met Hörnig Consultancy DeProjectenGroep BV opgericht DeProjectenGroep is opgezet als een netwerkorganisatie van ervaren professionals op het gebied van business consultancy en projectmanagement, werkend aan grotere, multidisciplinaire projecten.

Veel adviezen en projecten vergen een combinatie van kwaliteiten en competenties die vrijwel nooit in één persoon te vinden zijn. Door de juiste mensen te combineren wordt een zeer resultaatgericht team gecreëerd. DeProjectenGroep kan dit bieden, waar mogelijk zelfs met inhuur van personen werkzaam in de branche van de klant. Daarmee kunnen we niet alleen een optimaal team samenstellen maar is ook de prijs-prestatie voor onze klanten optimaal! De eerste opdracht van DeProjectenGroep is het projectmanagement van de ontwikkeling en implementatie van G!DS2, de nieuwe versie van de G!DS, de basis van wat tot voor kort "Handboek van de Samenleving" heette.

De speerpunten van DeProjectenGroep liggen op het vlak van verandermanagement bij (zakelijke) dienstverlening. De Openbare Bibliotheeksector en de Verpleging en Verzorging zijn voornaamste branches waarin DeProjectenGroep momenteel actief is. Voor meer informatie zie www.deprojectengroep.nl

Evaluatie Breedbandmantelcontract

25/03/2008

Dit jaar loopt het mantelcontract af dat de VOB in 2003 sloot met KPN omtrent de levering van breedband (xDSL). Daarin was een collectieve korting bedongen die gebaseerd is op het totaal aantal afgenomen verbindingen. De VOB heeft Longus gevraagd hiervan een korte evaluatie te maken, om te bepalen wat het contract de bibliotheken heeft opgeleverd en of er behoefte is aan een nieuwe of verlengde overeenkomst.

Op 7 maart is een bijeenkomst georganiseerd waar de resultaten van de evaluatie zijn gepresenteerd aan en besproken met vertegenwoordigers uit de branche. Vast staat dat zonder de mantelovereenkomst de gezamenlijke deelnemers aanzienlijk meer geld kwijt zouden zijn. Er is dan ook behoefte aan een nieuwe overeenkomst, waarbij met name "aan de bovenkant" meer bandbreedte beschikbaar zou moeten zijn en ook aanvullende dienstverlening moet worden opgenomen. Bij dit laatste kan bijvoorbeeld worden gedacht aan VOIP, of mobiel internettoegang. De VOB heeft deze handschoen opgepakt en er zal binnenkort meer over bekend wordengemaakt.