Informatiemanagement voor Gelderse Bibliotheken

mei 2011

In opdracht van de Samenwerkende Gelderse Bibliotheken begeleiden wij de Adviesgroep Informatiemanagementbij het opstellen van Informatiebeleid en ICT-beleid. Kader hiervoor is het negenvlaksmodel van Maes, waarbij informatie en ICT tot op uitvoerend niveau gerelateerd wordt aan strategische uitgangspunten.

Binnen dit model krijgen bedrijfsvoering, informatie en ICT een plaats op zowel strategisch niveau, als op sturend en uitvoerend niveau. Daarmee kunnen vele discussies rondom ICT, bibliotheeksystemen, (white label) websites, kantoorautomatisering etc. meer gestructureerd worden gevoerd: over welk niveau gaat de discussie, gaat het over informatie, of over ICT en hoe is dit gerelateerd aan het strategisch beleid?

Door eigen beleid te formuleren en dit kader helder voor ogen te houden, kunnen bibliotheken tevens het opdrachtgeverschap richting leveranciers van ICT-middelen beter vormgeven en aansturen.

Discussiemiddag bibliotheekdirecteuren in maart 2011

februari 2011

Hiervoor hebben wij bibliotheekdirecteuren uitgenodigd op woensdag 23 maart van 13.30 tot 16.30 uur op een nog nader te bepalen centrale plaats in het land. Helaas is de discussiemiddag niet doorgegaan wegens te weinig aanmeldingen

Er zijn twee onderwerpen mogelijk:

1. “het definiëren van basisdienstverlening leidt tot nieuwe normen”

2. “fundraising and advocacy, de redding van de bibliotheek?”

Wij zijn benieuwd welk onderwerp u het meest aanspreekt en vragen u dan ook om dit aan te geven. Het onderwerp met de meeste “stemmen” zal op 23 maart in discussie gebracht worden.

1. Normering Basispakket versus extra pakket.

Vanaf het moment dat er gesproken werd over, vanuit meerdere gemeenten, vormen van basisbibliotheken, was al meteen duidelijk dat er behoorlijke verschillen bestonden in de financiering. En dat dat een lastig punt zou gaan worden. Feitelijk het begin van discussies rond het zogenaamde basispakket en extra pakket in dienstverlening. De basis voor alle gemeenten hetzelfde en daar bovenop per gemeente zo nodig extra dienstverlening. En een drang om duidelijk te maken waar de backoffice voor staat en hoe deze dient te worden gefinancierd. Zie hier het ontstaan van nieuwe maatstaven.

2. Fundraising and advocacy

Op de Bibliotheektweedaagse in december vorig jaar werd er door Roberta Stephens van de American Library Association op gewezen dat er een wereld te winnen is dankzij “advocacy”: wij moeten onszelf dusdanig op de kaart zetten dat niemand meer om het (maatschappelijke) belang van de bibliotheek heen kan en er invloedrijke mensen opstaan om partijen de bibliotheek financieel te laten ondersteunen.

In Nederland bestaat niet zo’n cultuur van mecenassen die goede doelen ondersteunen. Toch lijkt het erop dat er mogelijkheden liggen die in deze tijden van bezuinigingen absoluut onderzocht moeten worden. Pogingen in het verleden waren niet altijd succesvol, vaak wat halfslachtig en hadden eigenlijk altijd betrekking op eenmalige sponsoring.

Maar hoe pak je het dan aan? Uiteraard moet er een heldere boodschap zijn over het belang van de bibliotheek voor de maatschappij. En dat gerelateerd aan de kosten die er tegenover staan. Het is dan van belang om over de juiste cijfers te beschikken en om die zo “levendig” mogelijk te presenteren: de bibliotheek kost slechts anderhalf boek per inwoner. Een goed (lokaal) netwerk waarin het verhaal verteld wordt en dat het verhaal voor jou kan doorvertellen lijkt een andere basiseis te zijn.

Hoe “verkopen” we de bibliotheek? Hoe maken we de waarde van de bibliotheek duidelijk? Bij wie kloppen we aan, en hoe doen we dat dan? Hoe borgen we een zo structureel mogelijke (derde) geldstroom?

De inschrijving is gratis, de inschrijftermijn loopt tot 21 februari. Klik hier voor aanmelden of meer informatie.

Longus ICT-manager-op-maat

juli 2010

ICT-veranderingen zijn aan de orde van de dag in de bibliotheekbranche. En je wordt als directeur geacht om alles op waarde in te kunnen schatten, te kunnen vertalen naar je dienstverlening of bedrijfsvoering, de juiste keuzes te maken etc. etc.

Natuurlijk laat je je daarbij adviseren door je ICT-manager. Maar wat als je die niet hebt? Iemand in die functie aanstellen drukt wel fors op de begroting en de vraag is of je er op de wat langere termijn voldoende emplooi voor hebt.

Nu kun je terecht bij Longus voor de ICT-manager-op-maat.

Gewoon je eigen ICT-manager voor een aantal uren per week of maand. Het precieze aantal uren is op maat af te spreken met een minimum van 1 dagdeel per maand. Als directeur heb je daarmee de vaste beschikking over het afgesproken aantal uren en de mogelijkheid om ad-hoc te sparren over actuele onderwerpen. Een weliswaar externe ICT-manager, maar als onderdeel van je eigen organisatie.

De onafhankelijke Longus ICT-manager-op-maat heeft veel kennis van en ervaring met bibliotheekwerk en met bibliotheeksystemen en daaraan gerelateerde toepassingen en systemen.Met zijn bedrijfskundige focus op ICT en organisatie en zijn grote netwerk biedt hij veel toegevoegde waarde.
Hij is naar je eigen inzicht inzetbaar op vele zaken, zoals het optreden als sparring partner bij het opstellen van een eigen ICT- en automatiseringsbeleid, om te komen tot de meest passende oplossingen voor de bibliotheek (benodigde infrastructuur, systemen, software).Maar ook voor het toetsen van de prijs/prestatieverhouding en marktconformiteit van leveranciers en (uitbestede) diensten, het adviseren over de inrichting van de eigen ICT-beheerorganisatie, of het vertalen van (strategisch) beleid naar (jaar)budgetten en het bewaken daarvan. Uiteraard kan hij de bibliotheek vertegenwoordigen in relevante overlegplatformen.

BCF in Barneveld

januari 2010

Longus ondersteunt, onder de vlag van de Projectengroep, de gemeente Barneveld bij het vormgeven aan het gemeentelijk opdrachtgeverschap richting de bibliotheek. Beleidsgestuurde Contractfinanciering (BCF) is daarbij het uitgangspunt. Theodoor de Lange en Anton Dierdorp zijn beide betrokken bij de uitvoering van dit project.

Een projectgroep met vertegenwoordigers uit de afdeling Cultuur en de afdeling Financiën zal dit gaan uitwerken. Uiteraard wordt de bibliotheek nauw betrokken bij dit proces.

In 2009 heeft Longus de bibliotheek (eveneens onder de vlag van de Projectengroep) begeleid bij de tot stand koming van een productbegroting. Aangezien de gemeente over specifiek bibliotheekbeleid beschikt, is aan een aantal belangrijke voorwaarden voldaan om te komen tot een concrete meerjarenovereenkomst. Daarin zullen de producten en diensten van de bibliotheek, met daaraan gekoppeld de te realiseren resultaten, worden opgenomen.

Naar verwachting zal de meerjarenovereenkomst in juni 2010 gereed zijn.

De gemeente bezuinigt. En (n)U?

maart 2010

De aangekondigde bezuinigingen op het Gemeentefonds hebben vrijwel zeker tot gevolg dat de budgetten van bibliotheken in 2011 en zeker in 2012 onder druk komen te staan. Onderzoek van de Vereniging van Openbare Bibliotheken heeft uitgewezen dat 63% van de bibliotheken hiermee te maken krijgt. De kans is dus groot dat de bezuinigingen ook voor uw bibliotheek dreigen.

Als u geconfronteerd wordt met bezuinigingen kan het van groot belang zijn dat u helder en transparant aan uw gemeente(n) duidelijk kunt maken waaraan u de subsidiegelden besteedt. Met een productbegroting kunt u dit inzicht zo objectief mogelijk verschaffen. U kunt daarmee aantonen hoe de kosten per product samenhangen met uw kostensoorten: het is vrijwel nooit zo dat bij het schrappen van een product ook direct alle toegerekende kosten kunnen vervallen. Functionarissen besteden tijd aan diverse producten, systemen worden toegerekend aan meerdere producten, backofficefuncties werken voor het geheel van de bibliotheek enzovoort. Gewapend met deze “tool” bent u als gesprekspartner uw gemeente(n) een stap voor en kunnen er weloverwogen besluiten worden genomen met betrekking tot onvermijdelijke bezuinigingen.

Daarnaast kan het zinvol zijn de efficiëntie van de bestaande organisatieprocessen nog eens kritisch onder de loep nemen. “Vreemde ogen dwingen”, waardoor in samenspel met uw medewerkers vaak blijkt dat ingesleten routines eigenlijk niet meer nodig zijn, of dat werkprocessen efficiënter kunnen worden ingericht. Met het doorvoeren van procesoptimalisaties kan budget worden vrijgespeeld. Bezuinigingen kunnen daarmee wellicht (voor een deel) worden opgevangen.

Met onze grondige inhoudelijke kennis van het bibliotheekwerk en onze bedrijfskundige achtergrond kunnen we u op beide aspecten ondersteunen. Omdat we het hebben over bezuinigingen bieden wij u hierbij een korting van 50% aan voor een adviesbijeenkomst van maximaal 3 uur. Op basis van een telefonische intake en eventueel vooraf toegezonden informatie, kunnen wij in deze bijeenkomst samen met u en eventueel uw MT-leden een praktisch toepasbaar plan van aanpak maken voor bovengenoemde zaken in uw specifieke situatie. U ontvangt van ons achteraf een korte schriftelijke rapportage. Dank zij de korting kost deze bijeenkomst u slechts € 495,- excl. BTW.

Informatiebeveiliging, waar gaat het over?

oktober 2010

Een belangrijk onderwerp in de zorgsector. Ziekenhuizen moeten in 2010 kunnen aantonen dat zij een onafhankelijke audit hebben laten verrichten, waarin wordt getoetst in hoeverre zij voldoen aan de eisen op het gebied van informatiebeveiliging.

Een belangrijke norm in dit kader is de NEN 7510, die feitelijk is afgeleid van de ISO 27000 norm en nader is gespecificeerd in de NEN 7511 en 7512. Informatiebeveiliging wordt urgenter naarmate meer (cliënt-) gegevens digitaal worden bewaard. Daarmee wordt het onderwerp veelal in eerste instantie in de hoek van ICT geplaatst. Het is echter een aangelegenheid die de gehele organisatie betreft, zoals bijgaande afbeelding aangeeft.



Verandering!
Er dient beleid te zijn geformuleerd, procedures, richtlijnen en handleidingen te zijn opgesteld ("Papier"). Daar moet naar worden gehandeld door de medewerkers ("Mensen") en ten slotte dient de ICT-infrastructuur erop te zijn ingericht ("Techniek"). Verbeterplannen dienen dan ook op al deze drie gebieden te zijn gericht. Waarbij uiteraard de borging van de verbeteringen niet mag ontbreken!



Quick Scan
Samen met Ruud Tromp van RSTconsultancy en ParadosLabs hebben wij een Quick Scan ontwikkeld waarin organisatie en techniek tegen het licht worden gehouden. Op basis van drie korte interviews en een aantal dagen scannen van het ICT-netwerk wordt een heldere en concrete rapportage opgeleverd met aanbevelingen.

Hiervoor gebruiken wij een softwareoplossing waarmee alle resultaten niet alleen beheerd, maar ookuitstekend zichtbaar gemaakt kunnen worden voor het hoogste management tot en met de ICT-beheerafdeling. De status van de organisatie met betrekking tot compliancy wordt op het hoogste niveau in 1 grafiek gepresenteerd.