Introductie Nationale bibliotheekkaart in de provincie Utrecht

Introductie Nationale bibliotheekkaart in de provincie Utrecht

Help ons een moeizaam project tot een goed einde te brengen: het ontwerpen, fabriceren en uitleveren van 250.000 bibliotheekpassen in de provincie Utrecht.

De opdrachtgever

is de voorzitter van de Samenwerkende Utrechtse Bibliotheken (SUB), de heer Hans van Soelen. Het SUB is binnen de provincie Utrecht de verantwoordelijke stichting waarin de Utrechtse bibliotheken zijn vertegenwoordigd en waarmee provinciale plannen worden vormgegeven.

Het project

In 2006 is door de Utrechtse bibliotheken besloten om de Nationale Bibliotheekkaart in een Utrechtse variant te gaan voeren. Hiertoe is een aanbesteding gedaan om te komen tot de juiste leverancier en is een projectleider aangesteld om de bibliotheekkaart, kortweg de pas, uit te rollen. Het doel was om alle bibliotheekleden in de provincie een zelfde moderne nieuwe pas te verstrekken waarmee de dienstverlening voor de toekomst gewaarborgd wordt.

In juni 2007 is Longus gevraagd om het projectmanagement van het project over te nemen en er voor te zorgen dat de introductie van de pas op 26 september 2007 door de Commissaris van de Koningin te Utrecht zoals gepland, zal plaatsvinden.
Feitelijk bleven daarmee drie maanden over waarin in diverse werkgroepen met medewerkers van de Utrechtse bibliotheken een aantal fasen zijn doorlopen.
De ontwerpen van de pas met een landelijke zijde en een lokale zijde (7 versies) zijn vastgesteld. Alle bestanden zijn aangeleverd zodat alle passen konden worden voorzien van de lenergegevens. Een marketing actie is bedacht waarbij uiteindelijk alle 250.000 leden een folder zouden ontvangen met daarin de pas, een uitleg en een aantal kortingsacties bij diverse partijen (spoorwegmuseum, bol.com, kunstuitleen). De volledige distributie is uitgeregeld zodat uiteindelijk alle passen voor de jeugd en jongeren (aansluitend aan de kinderboekenweek) en alle volwassenen (aansluitend aan Nederland leest) op de huisadressen of via de bibliotheek konden worden afgeleverd.

Kritisch in het project was de zeer beperkte tijd die beschikbaar was, het feit dat veel mensen op vakantie gingen en daarmee vervangers in de werkgroepjes zitting namen, een leverancier die gedeeltelijk gebonden was aan zijn afspraken met de buitenlandse pasleverancier en het feit dat de onder de Utrechtse bibliotheken een aantal zelfstandige bibliotheekorganisaties vallen die met de introductie van de pas op aspecten hun eigen doelen nastreefden.
Onder het thema ”schat op je pas op je schat”, ontstaan met een werkgroep en ontwerpbureau O te Utrecht, is de feestelijke lancering op 26 september geschiedt. De pas is officieel overhandigd aan de CvdK van Utrecht, de heer Robbertsen, en 64 kinderen luisterden het feest op door evenzoveel banieren van de balustrade van de bibliotheek Doorn te laten zakken. Radio en televisie aandacht zorgen voor de nodige PR.

Het resultaat

Voor alle bibliotheekleden in de provincie Utrecht is geheel volgens plan een nieuwe bibliotheekpas vervaardigd en met de nodige PR en marketing, onder de leden verspreid. Na enige maanden is het overgrote deel van de oude passen door de bibliotheekleden omgewisseld.

De bijdrage van Longus

bestond uit de diensten van de consultant met als taken:

  • Het opstellen van het Plan van Aanpak
  • Het aansturen van het gehele project en de diverse projectgroepen, 7 regiobibliotheken, de leverancier, het ontwerpbureau en de communicatie-afdelingen
  • Het organisatie en voorzitten projectgroepvergaderingen
  • Het opleveren van de projectevaluatie
  • Het verzorgen van de interne communicatie naar alle betrokkenen

De uitvoering van het project speelde zich af van medio juni tot september 2007.