Begeleiding Europese aanbesteding Utrechts bibliotheeksysteem

Begeleiding Europese aanbesteding Utrechts bibliotheeksysteem

PBC Utrecht heeft Longus gevraagd het proces te begeleiden om via een Europese aanbesteding een nieuw, provinciebreed in te zetten bibliotheekautomatiseringssysteem te verwerven

De opdrachtgever

is de is de Provinciale Bibliotheekcentrale Utrecht (PBCU), de Serviceorganisatie in oprichting voor de Utrechtse bibliotheken. In het kader van het project Ureka, gericht op vernieuwing van het bibliotheekstelsel in de provincie Utrecht is heroverweging van de ICT-voorzieningen een van de deelprojecten.

Het project

betreft het via een procedure van Europese aanbesteding verkrijgen van een passende aanbieding voor een nieuw, provinciebreed in te zetten bibliotheekautomatisering-systeem. Dit als vervolg op het opstellen van een Programma van Eisen. Het project is uitgevoerd in nauwe samenwerking met PBC Utrecht, daarbij ondersteund door een ervaren (europees) inkoper.
Er is gekozen voor het volgen van de Openbare procedure waarbij vrije inschrijving door aanbieders mogelijk is. Het eerder, samen met Openbare bibliotheken opgestelde Programma van Eisen (PvE) vormt de inhoudelijke basis voor deze aanbesteding. De PBCU heeft Longus als sparring partner ingehuurd om tijdig een passende aanbieding te verkrijgen, door inhoudelijke en procedurele kennis en ervaring in te brengen, de aanbiedingen te verwerken en te analyseren, discussies te initieren, draagvlak te creeren en voortgang te bewaken.

Het resultaat

is dat de PBCU een passende aanbieding heeft verkregen. Hierbij zijn aspecten van zowel inhoudelijke aard (functionaliteit van de software, aard van de leverancier) als van financiele aard (investering, jaarlijkse exploitatie) meegewogen. De procedurele en inhoudelijke voortgang van de aanbesteding is zeer regelmatig afgestemd in een Selectiecommissie.
Op basis van de ontvangen aanbiedingen heeft de Selectiecommissie een advies voor de te kiezen voorkeursleverancier aan de PBCU uitgebracht. Deze commissie is breed samengesteld, bestaande uit afgevaardigden van bibliotheken, die verschilden qua omvang en huidig bibliotheeksysteem.

De bijdrage van Longus

bestond uit de diensten van de consultant met als taken:

  • Opstellen Plan van Aanpak
  • Samenstellen van de Selectiecommissie
  • Organisatie en voorzitten van de Selectiecommissievergaderingen
  • Beoordelen van de aanbiedingen
  • Opstellen van aanvullende vragen aan leveranciers
  • Verwerken vand e aanbieidngen tot overzichtelijke rapportages
  • Verstrekken van toelichting over de beoordeling aan leveranciers.

De uitvoering van het project speelde zich af in de periode van juli 2004 tot en met december 2004.

Wilt u hierover meer weten, neem dan contact met ons op